Asana je jedan od najčešće korištenih alata za suradnju na svijetu. S milijunima klijenata, izvrstan je za svakog entuzijasta produktivnosti. Nadalje, ima dovoljno fleksibilnosti i alata za dobar rad s malim projektima i zadacima, kao i projektima velikih tvrtki. Asana tim svake godine razvija i objavljuje nove značajke kako bi korisnicima pružio korisne značajke upravljanja projektima kao što su Timeline i List View, da spomenemo samo neke.
U ovom članku ćemo pokriti sve što trebate znati o korištenju oznaka u Asani. Također ćemo opisati kako dodati komentare, upravljati zadacima koji se ponavljaju i pregledati sve oznake kako bismo osigurali da se vaši projekti obrađuju na vrijeme.
Kako dodati oznake u Asanu
Oznake su koristan alat koji daje dodatnu razinu kontrole svakom projektu ili zadatku. Možete ih koristiti za praćenje napretka vašeg projekta ili ih prema tome kategorizirati. Nadalje, možete vidjeti sve oznake za svaki projekt, a kada kliknete oznaku, možete vidjeti sve zadatke povezane s njom.
Evo kako možete dodati oznaku bilo kojem zadatku Asane:
- Otvorite Asanu.
- Dođite do projekta na kojem radite.
- Kliknite na ikonu s tri točke u gornjem desnom kutu.
- Kliknite na "Dodaj oznake".
Ako ste u žurbi i tražite određene zadatke, pokušajte pritisnuti prečac "Tab + T" i odmah ćete vidjeti sve oznake povezane s vašim projektom i pronaći sve prave informacije. Još jedna sjajna značajka je da možete dodati boju svojim oznakama i još brže ih prepoznati. Možete koristiti zelenu za nešto odobreno ili crvenu ako postoji kašnjenje ili neočekivani problem.
Kako pogledati sve oznake u Asani
Trenutno nije moguće pristupiti svim vašim oznakama u Asani. Međutim, na bočnoj traci možete vidjeti najčešće korištene oznake i potražiti one koje trebate ili ste nedavno koristili. Ako vaša organizacija ima više od stotinu oznaka, vjerojatno bi bilo bolje koristiti API ili API Explorer da ih pronađete. Trebat će vam malo vremena jer ovo nije proces bez napora, ali ćete na kraju vidjeti sve svoje oznake.
Evo nekoliko stvari koje možete učiniti:
- Kada kliknete na oznaku, vidjet ćete sve zadatke označene tom oznakom.
- Možete promijeniti boju oznake i preimenovati je kad god je potrebno.
- Kada počnete upisivati naziv oznake, mnoge ćete od njih vidjeti kao preporuku.
Kako dodati ponavljajući zadatak u Asani
Svaki tim mora imati ponavljajuće zadatke jer su oni najbolji način da podsjetite sve što treba učiniti. U Asani se ponavljajući zadaci dupliciraju u novi zadatak s drugačijim rokom svaki put kada završite prethodni. Imajte na umu da ako odlučite postaviti veliki zadatak za ponavljanje, nemojte to činiti s priloženim malim podzadacima jer će se oni početi duplicirati i imat ćete ih previše u svom kalendaru.
Evo kako možete pretvoriti bilo koji zadatak u onaj koji se ponavlja:
- Otvorite zadatak u Asani.
- Dodirnite odjeljak "Rok dospijeća".
- Ispod kalendara ćete primijetiti "Postavi na opciju ponavljanja".
- Kliknite na njega i kliknite na "Gotovo".
Također možete podesiti koliko često želite da se vaš ponavljajući zadatak prikazuje, bilo da se ponavlja tjedno, mjesečno ili u određenom intervalu. Sve ove opcije nalaze se u odjeljku "Rok dospijeća" kako biste odredili vrijeme i datum za svaki ponavljajući zadatak.
Ako želite da se vaš zadatak ponavlja tijekom tjedna, morat ćete odabrati opciju "Tjedno" i označiti dane. Ako trebate ponavljati zadatak kvartalno, postavite ga na ponavljanje "Mjesečno" i neka se ponavlja svaka tri mjeseca. Ako se radi o zadatku koji ćete morati raditi dvaput godišnje, upotrijebite opciju "Mjesečno" i odaberite ponavljanje šest mjeseci. Kada želite ukloniti zadatak, odaberite "Nikad" u odjeljku ponavljanja i zadatak će se prestati ponavljati.
Kako dodati novu oznaku u Asani
Oznake su neophodne za svaki projekt ili aktivni zadatak u Asani. Označavaju zadatke dok svima dopuštaju da prate svoj napredak. Dva glavna elementa svake oznake su ključna riječ i boja.
Ključna riječ može vam pomoći kategorizirati sve svoje zadatke i dati vam riječi za pretraživanje koje možete upisati kad god trebate pronaći određene zadatke. Kada je u pitanju boja, može raditi kao vizualni element pretraživanja. Korištenje oznaka je jednostavno kada ih je vaš tim već stvorio. Međutim, kada trebate krenuti od nule, tada bi stvari mogle postati malo kompliciranije, jer ćete morati stvoriti potpuni sustav.
Evo kako stvoriti novu oznaku:
- Otvorite zadatak ili projekt.
- Pored postojeće oznake vidjet ćete znak "+".
- Upišite naziv nove oznake.
- Dodirnite ga i na dnu padajućeg izbornika vidjet ćete "Kreiraj oznaku za (upisani naziv oznake)"
Kad god počnete tipkati novu oznaku, primijetit ćete da ćete dobiti sve slične nazive oznaka. Na ovaj način nećete morati trošiti puno vremena pokušavajući odrediti određenu. Ako ste stvorili novu oznaku i shvatili da ima pogrešku pri pisanju, možete je brzo izbrisati i stvoriti ispravljenu. Evo kako možete izbrisati oznaku:
- Otvorite svoj zadatak u Asani.
- Dodirnite ikonu strelice pored naziva projekta.
- Dodirnite "Izbriši oznaku".
Kada izbrišete oznaku, svi sljedbenici oznake dobit će e-poruku da ih obavijestite o brisanju. Ako ste greškom izbrisali oznaku s ID-om oznake, možete je vratiti nakon što kontaktirate Asana tim. S padajućeg izbornika također možete podijeliti URL oznake, sinkronizirati ga sa svojim kalendarom i dodati boju kako biste bili sigurni da će ga svi primijetiti čim otvore zadatak.
Kako dodati komentare u Asani
Jedna od novih značajki koju je Asana uvela su komentari. Oni mogu pružiti dodatne informacije o zadatku, a istovremeno dopuštaju suradnicima da postavljaju pitanja i vide svačije reakcije. Osim toga, ova metoda komunikacije omogućuje svima da dobiju trenutne odgovore.
Ako želite dodati komentar, postavite pokazivač na polje za komentar i upišite ga. Kada završite, kliknite na "Komentiraj" i svi će to moći vidjeti.
Ako napišete svoj komentar i zaboravite ga objaviti, on automatski postaje skica tako da ga možete koristiti drugi put. Također možete koristiti naredbu "Tab + C" da brzo počnete upisivati svoj komentar.
Kako preimenovati oznaku u Asani
Kada koristite mnogo oznaka, svi članovi tima moraju biti na istoj stranici kada im dajete imena. Zato ćete možda morati nekoliko puta preimenovati neke od njih dok ne vidite što najbolje funkcionira za vaše timove. Ako iz nekog razloga trebate preimenovati novu oznaku, evo što trebate učiniti:
- Otvorite Asanu.
- Idite na zadatak i kliknite na ikonu oznake.
- Kliknite na strelicu pored naziva projekta.
- Na padajućem izborniku odaberite "Preimenuj oznaku".
Pokušajte izbjeći stvaranje dupliciranih oznaka jer svaki tim ima svoj jedinstveni način korištenja oznaka i imenovanja. Ponekad ćete primijetiti da oznake imaju slična imena, ali koriste različite boje, zbog čega morate paziti da ne preimenujete savršeno funkcionalan naslov.
Dodatna često postavljana pitanja
Koji je najbolji način za korištenje oznaka u Asani?
Postoji mnogo načina za korištenje oznaka u Asani. Jedan od najboljih za mnoge korisnike je organiziranje radnog kalendara. Na taj način možete koristiti oznake za praćenje svakog zadatka tjedan ili mjesec. A prateći boje, možete vidjeti što se događa s projektom. To je fantastičan način rada s bilo kojom vrstom upravljanja sadržajem, a dokazat će svoju korisnost kada su u pitanju projekti koji imaju puno malih zadataka.
Još jedan sjajan način korištenja oznaka u Asani je identificiranje vaših prioriteta i rezultata. Bez detaljne klasifikacije svi će se zadaci činiti jednako važnima, a važni neće imati prioritet. Koristeći oznake, možete povezati svaki zadatak s njegovim ključnim isporukom tako da cijeli tim zna što je hitno, a što nije.
Za svaki tim koji se bavi zaostatkom proizvoda, imperativ je imati sustav u kojem svako izvješće, zahtjev ili zadatak ima određenu oznaku u boji. Bez toga, projekti mogu brzo postati neuredni i trebat će vam puno vremena da riješite stvari.
Jesu li oznake i prilagođena polja isti?
Ne, budući da se koriste u različite svrhe unutar projekta ili zadatka. Oznake služe za označavanje funkcija i njihovo grupiranje prema važnosti ili dijelu projekta.
Prilagođena polja koriste se kada je potrebno podijeliti podatke među ljudima koji rade na istom projektu ili kada trebate pratiti pojedinačne podatke u više projekata.
Označite i to je to!
Asana je korisna aplikacija za upravljanje produktivnošću koja je razvila nekoliko alata za poboljšanje načina na koji timovi rade. Koristeći oznake i komentare, možete osigurati da svi daju sve od sebe kako bi vaš proizvod bio uspješan dok vi još uvijek imate kontrolu. Tu se oznake pokazuju najkorisnijima.
Sada kada znate više o tome kako oznake funkcioniraju i kako ih dodati u svoje projekte, moći ćete koristiti Asanu u potpunosti. Kakva su vaša iskustva s korištenjem oznaka? Jeste li ikada stvorili novu?
Recite nam više u komentarima ispod.