Ako trebate napraviti popis bilo čega, primamljivo je vidjeti Excel kao zadano spremište: uostalom, to je samo mali popis stavki za vas ili nekoliko bliskih kolega.

Možda trebate nešto sofisticiranije, kao što su formule za izračune ili makro programiranje za automatizaciju prikupljanja i obrade podataka.

Nažalost, lakoća s kojom možete početi raditi u Excelu ili konkurentskom programu za proračunske tablice također je jedan od njegovih najvećih problema. Ono što započne kao mali projekt u Excelu prerasta u nešto veliko, a u tom trenutku možete se suočiti i s problemima brzine i stabilnosti ili čak razvojnim problemom koji ne možete riješiti.

Nadalje, zadaci upravljanja velikim podacima često predstavljaju značajne izazove, kao što su organizacija, implementacija, klasifikacija datoteka, upravljanje bazom podataka, suradnja korisnika i još mnogo toga. Sve što je potrebno da se razbije struktura baze podataka je postavljanje podataka u pogrešno područje, nedosljedno upisivanje podataka ili čak dvoje ljudi koji rade na istom listu. Nekoliko stvari može poći po zlu, uzrokovati vremenska kašnjenja i mogući gubitak podataka.

Ovaj članak objašnjava najčešće probleme koji se javljaju pri korištenju Excel proračunskih tablica, kako ih riješiti i kada vam je bolje da se odlučite i prijeđete na bazu podataka.

Problem #1: Uređivanje za više korisnika u Excelu

Kada sustavi Excel organski rastu, brzo naiđete na probleme u kojima jedan korisnik otvara radnu knjigu u bilo kojem trenutku, a drugoj osobi je rečeno da je već otvorena. Drugi korisnik može otkazati, pričekati ili pogledati verziju samo za čitanje. Excelovo obećanje da će vas obavijestiti kada druga osoba izađe iz radne knjige je kockanje jer ne provjerava status tako često i možda vas nikada neće prosvijetliti. Čak i ako jest, netko bi se mogao prijaviti i otvoriti datoteku prije vas.

Kako biste izbjegli efekte "samostalnog korisnika", možete koristiti Excel Online (smanjenu verziju Excela temeljenu na webu) ili uključiti Zajedničke radne bilježnice značajka. Evo kratkog vodiča o tome kako dijeliti proračunsku tablicu.

1. Otvorite željenu proračunsku tablicu i kliknite na Datoteka na vrhu.
2. Zatim u izborniku s lijeve strane kliknite na Udio da otvorite novi prozor.
3. Sada unesite podatke o korisniku s kojim želite dijeliti proračunsku tablicu.

Također možete podijeliti podatke u nekoliko radnih knjiga tako da različiti ljudi rade na različitim radnim knjigama, a da ne gaze jedni drugima.

Pitanje #2: Excel dijeljene radne knjige

Excel Online dopušta više uređivača, prema zadanim postavkama, ali mu nedostaje mnogo funkcionalnosti. Usluga nije velika konkurencija za bilo što osim za najjednostavnije zadatke. Iako se čini da bi značajka Zajedničke radne knjige trebala obaviti posao, puna je ograničenja. Ne možete stvoriti tablicu ili izbrisati blok ćelija ako je radna knjiga zajednička, na primjer.

Kada Excel sustavi rastu organski, nailazite na problem da samo jedan korisnik može otvoriti radnu knjigu u bilo kojem trenutku.

Postoje zaobilazna rješenja za neka online Excel ograničenja. Za druge je riječ o promjeni strukture radne knjige, a ne o korištenju već postavljene radne knjige - ali ovaj scenarij često stoji na putu. Kao rezultat toga, nemoguće je koristiti zajedničku radnu knjigu na isti način na koji biste mogli koristiti običnu radnu knjigu za jednog korisnika.

Promjene u dijeljenim radnim knjigama sinkroniziraju se između korisnika svaki put kada se radna knjiga sprema. Ova se radnja postavlja na vremenski raspored, prisiljavajući, na primjer, spremanje svakih pet minuta. Međutim, troškovi redovitog spremanja i praćenja promjena svakog korisnika prilično su veliki. Radne knjige mogu brzo narasti u veličini i opteretiti vašu mrežu, usporavajući druge sustave.

Problem #3: Excel povezane radne knjige

Podjela vaših podataka na više radnih knjiga može pružiti zaobilazno rješenje za problem višekorisničkog uređivanja. Ipak, vjerojatno će morati imati veze između sebe kako bi se vrijednosti unesene u jednu koristile u drugoj. Veze između radnih knjiga također su korisne za držanje zasebnih podataka u zasebnim datotekama umjesto pojedinačnih listova u jednoj radnoj knjizi.

Neugodno, ove su veze još jedan izvor frustracije i nestabilnosti. Oni postaju apsolutni, uključujući puni put do izvorne radne knjige, ili relativni, uključujući razliku između izvornog i odredišnog puta. Iako ovo zvuči razumno, Excel koristi tajanstvena pravila kako bi odlučio kada će koristiti svaku vrstu veze i promijeniti ih.

Pravila su regulirana s nekoliko opcija i s tim jesu li radne knjige spremljene prije umetanja veza. Veze se također mijenjaju kada spremite radnu knjigu ili otvorite i koristite Spremi kao da napravite duplikat, umjesto da kopirate datoteku pomoću File Explorer. Posljedica sve ove zbrke i neizvjesnosti je da se veze između radnih knjiga lako prekidaju, a oporavak od prekinutih veza je dugotrajan proces. Nitko ne dobiva pristup zahvaćenim datotekama.

Povezani podaci ažuriraju se samo kada se datoteke otvore osim ako izričito kliknete Podaci > Upiti i veze > Uredi veze > Ažuriraj vrijednosti. Evo kratke demonstracije.

1. Otvorite željenu proračunsku tablicu i kliknite na Podaci na vrhu.
2. Sada, locirajte Upiti iVeze i kliknite na Uredite veze.
3. Zatim odaberite Ažuriraj vrijednosti.

Ako vaše veze nisu između dvije radne knjige, ali pokrivaju tri ili više, morate otvoriti sve radne knjige ispravnim redoslijedom kako biste osigurali da se ažurirani procesi podataka ispravnim redoslijedom, od prve do druge do treće. Ako promijenite vrijednost u prvoj radnoj knjizi, a zatim otvorite treću, ona neće vidjeti nikakve promjene jer druga radna knjiga nije ažurirala svoje vrijednosti.

Ovo ulančavanje podataka je logično, ali povećava vjerojatnost da su informacije ili netočne ili da ćete pokušati otvoriti radnu knjigu koju netko drugi već uređuje.

Naravno, možete pokušati izbjeći povezane radne knjige u potpunosti, ali postoji šansa da ćete na kraju unijeti iste podatke u više od jedne radne knjige, a s tim dolazi i opasnost da ih svaki put upišete malo drugačije.

Problem #4: Provjera valjanosti podataka u Excelu

Pogreške se mogu uvući u podatke unutar bilo kojeg računalnog sustava: ljudi pogrešno upisuju riječi ili transponiraju znamenke u brojeve s monotonom pravilnošću. Ako se vaši podaci ne provjere dok su uneseni, imat ćete problema.

Prema zadanim postavkama, Excel prihvaća sve vrste korisnika. Moguće je postaviti provjeru valjanosti na popisima za traženje, ali ih je teško održavati, uglavnom ako se isto polje koristi na više mjesta. Ako korisnici moraju unijeti ID brojeve dokumenata ili referentne brojeve korisnika bez ikakvih provjera, lako je povezati pogrešne zapise, a da toga nisu svjesni. Integritet podataka sustava postaje fatalno ugrožen, a svaka analiza podataka je sumnjiva.

Možda već trpite posljedice problema s provjerom valjanosti podataka, a da niste shvatili glavni uzrok. Razmislite o situaciji u kojoj imate popis faktura u Excelu. Korisnik na svakoj fakturi malo drugačije upisuje ime kupca. Kao rezultat toga, dobivate fakture za “Jones Ltd”, “Jones Limited”, “Jonse Ltd” i “joness”. Možda ste svjesni da se sve to odnosi na istu tvrtku, ali Excel ne. Svaka analiza podataka o fakturi, kao što je zaokretna tablica na temelju kupaca po mjesecima, daje više rezultata kada bi trebao biti samo jedan.

Pitanje #5: Navigacija u Excelu

Velike radne knjige su izazovne za navigaciju. Kartice za listove na dnu prozora užasan su mehanizam za snalaženje kad ih ima u velikom broju. Uz više kartica koje se mogu prikazati na zaslonu, postaje teško pronaći ono što trebate. Evo brzog načina za kretanje kroz listove.

1. Pri dnu, na lijevoj strani zaslona, ​​desnom tipkom miša kliknite gumbe sa strelicama, lijevo od naziva listova, da biste prikazali Aktivirajte list dijalog.

Na popisu je samo prvih 20 listova prije nego što se morate pomicati kroz popis. Nema načina za sortiranje, grupiranje ili traženje lista koji želite. Prozor bi trebao izgledati otprilike kao onaj prikazan ispod.

Problem #6: Excel sigurnost

Možete dodati sigurnost Excel radnim knjigama, ali ima problema. Zaštita je mnogo više usmjerena na zaštitu strukture radne knjige, a ne podataka. Možete pokušati zaključati neke listove i ćelije kako biste spriječili korisnike da mijenjaju strukturu i formulu, ali ako mogu vidjeti podatke, obično mogu promijeniti bilo koji ili sve (osim ako ne radite kreativno programiranje makronaredbi).

Problem #7: Problemi s brzinom programa Excel

Excel nije najbrža aplikacija, a njegov programski jezik, VBA, spor je u usporedbi s profesionalnijim programskim jezicima kao što je C#. Ovaj scenarij proizlazi iz namjeravane upotrebe i fleksibilne prirode Excela. To je, na kraju krajeva, stroj za proračunske tablice. Da, Excel VBA se može utisnuti u uslugu za upravljanje popisima podataka, ali to ne znači da je najbolji izbor za takvu vrstu posla. Druge su aplikacije bolje prilagođene takvim zadacima – uglavnom zato što su eksplicitno dizajnirane za njihovo obavljanje.

Korištenje baze podataka za strukturirane podatke

Ako naiđete na bilo koji od problema navedenih u ovom članku, nemojte ih zanemariti. Postoji profesionalni odgovor na pohranjivanje strukturiranih podataka, poznatih kao baza podataka. To ne mora biti zastrašujuće ili skupo, a trebalo bi vam omogućiti da logično razmišljate o svojim podacima, kako se oni međusobno povezuju i kako s njima stupate u interakciju.

Bilješka: Ako prelazite s rješenja proračunske tablice na bazu podataka, nemojte ropski umnožavati dizajn proračunske tablice, iskoristite priliku da ga poboljšate.

Dostupne su aplikacije za baze podataka opće namjene s kojima možete konstruirati rješenje po mjeri. Alternativno, možete otkriti da je specijalizirana aplikacija baze podataka — ona koja je već dizajnirana za svrhu koju trebate — jeftinija, brža za implementaciju i bolje pristajanje.

Na primjer, ako imate popis kupaca i pojedinosti o svim vašim interakcijama s njima, to se smatra sustavom upravljanja odnosima s klijentima (CRM). Unatoč svom otmjenom imenu, CRM sustav je specijalizirana baza podataka. Slično, paketi računa kao što su QuickBooks i Sage specijalizirane su baze podataka. Ako ne možete pronaći unaprijed izrađenu aplikaciju koja odgovara vašim posebnim potrebama, možete je izraditi sami ili je za vas izraditi vaš IT odjel ili konzultant.

Najčešći tip baze podataka je relacijska baza podataka koja svoje podatke pohranjuje u tablice i sastoji se od redaka i stupaca. Svaki red sadrži podatke za zasebnu stavku. Na primjer, svaki stupac opisuje različite atribute predmeta, kao što je ime kupca ili kreditno ograničenje.

Podatke o kupcu trebate unijeti samo jednom da biste stvorili zapis, a zatim ih možete koristiti na onoliko računa koliko vam je potrebno.

Tablice imaju definirane odnose između sebe tako da, recimo, faktura nosi ID kupca. Ovaj proces znači da možete lako pronaći sve fakture za određenog kupca ili dohvatiti njegov telefonski broj s određene fakture. Podatke o kupcu trebate unijeti samo jednom da biste stvorili zapis o kupcu, a zatim ih možete koristiti na onoliko faktura koliko vam je potrebno bez ponovnog upisivanja. Da biste stvorili bazu podataka, morate definirati ove tablice i odnose, a zatim definirati izgled zaslona koji želite koristiti za popis i uređivanje podataka.

Postoje deseci aplikacija za baze podataka. Neki su jednostavni za korištenje i obavljaju cijeli posao, omogućujući vam da definirate tablice, zaslone za unos podataka i izvješća. Drugi su potpuniji u određenim područjima, ali zahtijevaju druge alate za potpuni posao.

Na primjer, program može biti pouzdan kada definira tablice i odnose i ima robusne značajke analize i izvješćivanja. Ipak, aplikaciji u konačnici nedostaju bilo kakvi alati za određivanje zaslona za unos podataka. Microsoft SQL Server je očiti primjer ovdje. Kao i kod drugih velikih sustava baza podataka, SQL Server se brine za pozadinu i očekuje da koristite drugi alat, kao što je Visual Studio, za razvoj front-enda.

Koje su opcije baze podataka prave za vas?

Opcija baze podataka #1: Microsoft Access

Access je jedan od djedova desktop baza podataka. Jednostavan je za korištenje, ali ga je lako zloupotrijebiti. Možete dizajnirati tablice, zaslone i izvješća od nule ili započeti od predloška. Neki od predložaka su otvoreno američki i ne podučavaju uvijek dobru praksu, ali brzo vas pokreću. Zasloni i programske značajke mogu biti prilično sofisticirani. Svoju gotovu aplikaciju možete implementirati drugim korisnicima putem svog intraneta (NE interneta) umjesto da se oslanjate na dijeljenje datoteka.

Opcija baze podataka #2: Microsoft SharePoint

SharePoint je baza podataka, kao i mehanizam za pohranu dokumenata. Možete ga koristiti za sastavljanje jednostavnih popisa i njihovo povezivanje. Dizajner obrazaca je malo sofisticiran, ali prilagodba je još uvijek moguća. Korisna je sposobnost SharePointa da "zgrabi" popis podataka akumuliranih u Excelu i stavi ih na prilagođeni popis. Program čini prilagođeni popis dostupnim svima u vašoj mreži i omogućuje vam da dodate sigurnost kako biste ograničili tko što može raditi s tim podacima. Možete zatražiti od SharePointa da vas obavijesti putem e-pošte kad god netko doda, uređuje ili briše zapise. Ako spremate podatke o osobama, kalendarskim stavkama ili zadacima, te podatke možete sinkronizirati s Outlookom.

Opcija baze podataka #3: Zoho Creator

Zoho Office je web aplikacija koja uključuje bazu podataka koja koristi funkciju povlačenja i ispuštanja za širenje svojih obrazaca na jednostavan, intuitivan način. Proces povuci i ispusti također se navikava na programiranje interakcija i tijekova rada. Kao web usluga, vaši podaci i aplikacije dostupni su s bilo kojeg mjesta, uz jednostavnu sigurnost kako bi vaši podaci ostali privatni. Zoho naplaćuje po korisniku, mjesečno, ali ograničava broj zapisa koje možete pohraniti za tu utvrđenu cijenu. Program košta dodatno kada pohranjuje više podataka ili za druge značajke kao što je integracija e-pošte.

Korištenje Excel proračunskih tablica

Kao što možete vidjeti, Excel nudi mnoge značajke, ali nedostaje u nekim područjima unutar svake od njih. Ponekad druga aplikacija radi posao bolje, pogotovo ako je dizajnirana posebno za taj zadatak. U drugim slučajevima, Excel radi sasvim dobro, na primjer za manje baze podataka, sve dok znate kako spriječiti pojavu problema.

Nailazite li na neke uobičajene probleme kada koristite Excel? Podijelite svoje mišljenje u komentarima ispod.