Slanje e-pošte može biti kompliciran proces. Ako šaljete poslovnu poruku, morat ćete imati što je moguće više poštovanja, slanje poruke učitelju vašeg djeteta zahtijeva iskrenost, a poruka članu obitelji u mnogim slučajevima može biti opuštena koliko god želite.
Savršena e-pošta znači da je vaš sadržaj kratak i da ga čini lakšim za čitanje. Vaš potpis mora to odražavati, ali i prenijeti vašu točku. Bez obzira izražavate li zahvalnost ili očekujete odgovor, prvo ćemo pokriti savršene profesionalne prijave putem e-pošte.
Profesionalne e-poruke
Kao što je prethodno navedeno, vrsta potpisivanja koju uključite u svoju e-poštu ovisit će o tome kome je šaljete. Važno je imati na umu svoju publiku kada šaljete bilo koji oblik pisane komunikacije. Dakle, bez daljnjega, evo nekoliko odjava koje možete uključiti u svoje profesionalne e-poruke.
“Radujem se što ćemo se uskoro javiti!”
Ova vrsta odjave putem e-pošte primatelju daje do znanja da očekujete odgovor. Bilo da se radi o životopisu ili prodajnom prijedlogu, samo je pristojno da druga osoba odgovori, a ako to uključite u svoju e-poruku, navodi se da očekujete odgovor. Možete ga promijeniti i reći "Radujem se prilici da dalje razgovaram s vama".
“Vaše dragocjeno vrijeme je vrlo cijenjeno”
Ako je vaš primatelj na poslu velike su šanse da nema puno vremena i prima puno e-poruka. Uključivanje ovog potpisivanja jedan je od načina izražavanja istinske zahvalnosti koji jamči pristojan odgovor.
"Topli pozdravi!"
Srdačan pozdrav odličan je način da završite e-poruku jer je pristojan i profesionalan. Neki će možda misliti da je pomalo staromodan, ali je jednostavan i do te mjere savršen za e-poštu.
Odjave koje treba izbjegavati
Neki od njih su prihvatljivi pod određenim okolnostima, ali većina se ne preporučuje za službene ili profesionalne e-poruke.
1. Hvala
"Hvala" i varijante zajedno s tom tangentom ("hvala još jednom", "hvala!" "hvala puno" i tako dalje) sve se čini pomalo neiskrenim. Ne samo da svi čitamo e-poruke s pomalo sarkastičnim tonom u glavi, već ako šaljete e-poštu da nekoga zamolite za nešto – umjesto da iskreno zahvalite – to je pomalo odvratno. Izbjegavajte.
2. S poštovanjem
Iako su vas možda učili da pismo – a time i e-poštu – uvijek završavate iskreno, samo nemojte. Ako svoju e-poštu započinjete s "Dragi", možete se izvući tako da završite s "s poštovanjem", ali u suprotnom izbjegavajte - čak i u nekim formalnim prijavama.
3. … uskoro
“Razgovarati uskoro”, “razgovarati s vama uskoro” ili čak “uskoro” – posuđivanje s bilo čim “uskoro” općenito vas obvezuje da ponovno razgovarate s tom osobom. U redu ako namjeravate poslati naknadnu e-poštu ili upoznati nekoga osobno; manje u redu ako nemate nikakvu namjeru da se potrudite razgovarati s njima. Iako je usputan odgovor, može se učiniti neiskrenim.
4. Vaše ime
Završetak e-pošte samo odjavom smatra se prilično hladnim i naglim. Osim ako se ne radi o konačnom odgovoru na e-poruku u kojoj ste odgovorili na pitanje i primili odgovor, ova ne bi prenijela nikakvu drugu poruku osim "Završio sam s tobom." Stoga je najbolje izbjegavati ostavljati samo svoj potpis.
5. Vaši inicijali
Odjaviti se svojim inicijalima ili prvim inicijalima malo je prijateljskije nego ispisati svoje puno ime, ali je i dalje jednako naglo. Također ostavlja ljude relativno u mraku u pogledu toga tko ste, pa ga je najbolje koristiti samo ako razgovarate s nekim koga već prilično dobro poznajete.
6. Ništa
Iznenađujuće, završavanje e-pošte bez ičega apsolutno je u redu, ali to ne možete učiniti u svojoj prvoj e-poruci. Uvijek prvo stavite točku na svoju e-poštu i, kako se sve više e-poruka šalje brzo zaredom, možete odustati od formalnosti.
7. S poštovanjem
Čvrsto i zastarjelo. Iznesite ovo samo ako šaljete e-poštu državnom dužnosniku ili nekome iz klera jer je "s poštovanjem vaš" standard bliži u toj situaciji.
8. XX [Poljupci]
Osim ako se radi o članu obitelji ili bliskom prijatelju, ne biste to trebali činiti. Neki povremeni poslovni odnosi smatraju da je to prihvatljivo, ali to je zapravo samo nešto što radite s nekim s kim već znate da to možete učiniti. Nemojte to navaliti na nekoga iz vedra neba, to je jezivo.
9. Najbolji
Ovaj odgovor je, uz "sve najbolje" i "najbolje želje", relativno siguran završetak ako ste pristojni, ali neformalni. Što više riječi dodate, na primjer, "najbolje želje" ili "sve najbolje", osjećaj postaje formalniji. Neki smatraju da "najbolji" i njegove varijante mogu biti previše upečatljive, ali uglavnom bi vam trebao dobro poslužiti.
10. Tvoja
“Vaš” i njegove varijante (”svakako”, “s poštovanjem” i tako dalje) nalaze se na formalnijem kraju spektra. Kao i kod "najbolje", što više riječi dodate, to postaje formalnije. “Tvoj” ipak ima još jednu komplikaciju: mnogi se pitaju što točno nudiš kada kažeš “tvoj”, a “tvoj vjerno” ukazuje na nešto nevjerojatno formalno kao što je nadolazeća ponuda za brak. Izbjegavajte.
11. "Tvoj prijatelj"
Pogledajte povezane 8 najboljih poslovnih aplikacija na iPhoneu, iPadu i Androidu 6 znanstveno poduprte načine da postanete produktivnijiOvaj može razdvojiti mnoge ljude. Samo je malo previše formalno i za neke je malo blizu "iskreno". No, neki to smatraju prolaznim, uglavnom mlađe generacije jer se ionako sprijateljimo s većinom kolega. Ne preporučamo da "Tvoj prijatelj" ikad pošalješ starijem suradniku ili nekome tko je na vlasti.
12. Hvala puno!
Ne samo da je neprofesionalno, već mu nedostaje i gramatika. Ovisno o vašem primatelju, ovo bi moglo biti sasvim u redu (ako je, na primjer, posljednja e-poruka vašem timu za IT podršku nakon što su riješili vaš problem).
14. Živjeli
Zaista prihvatljivo samo ako ste Britanac, inače se čini pomalo pokroviteljskim. Isto se može reći i za "ta", ali "nazdravlje" je općenito favoriziran odgovor koji je također ugodno ležeran i - za nas Britance - savršeno prihvatljiv umjesto "hvala" i formalnijeg potpisivanja putem e-pošte.
15. Kao i uvijek
Općenito omiljeni način završetka e-pošte je "kao i uvijek". Možda nije idealan dodatak za početni kontakt, ali je odličan za odgovaranje nekome s kim često razgovarate putem e-pošte. Ne nosi nikakva očekivanja, konotacije ili ton za čitanje. Jednostavno se vi odjavljujete kao vi.
Često postavljana pitanja
Postoje trenuci kada savršena e-pošta može imati veliki utjecaj na vaš sljedeći korak u životu. Evo još nekoliko pitanja o odjavi e-pošte koja će vam pomoći u slanju savršenih e-poruka.
Je li odjava putem e-pošte doista velika stvar?
Sve ovisi o kontekstu u kojem šaljete e-poštu. Ako šaljete dopis e-poštom kolegi ili kolegicu iz razreda, to vjerojatno i nije tako velika stvar. Međutim, pogrešna prijava putem e-pošte mogla bi poslati pogrešnu poruku. Na primjer, ako pošaljete 'Da, hvala' nekome tko vam pokušava pomoći, to bi moglo izgledati kao podrugljivo ili sarkastično.
Nažalost, tekstualnim komunikacijama nedostaje kontekst što znači da je vašem primatelju lako dobiti pogrešnu ideju. Dakle, pazite kako će vaš čitatelj shvatiti poruku koju šaljete jer, da, vaš će čitatelj vjerojatno vidjeti vašu odjavu.
Trebam li dodati potpis?
Apsolutno! Navođenje vašeg imena, podataka za kontakt i tvrtke znatno olakšava vašem primatelju da vam odgovori u budućnosti. Da ne spominjemo, potpis je široko prihvaćen kao simbol nekoga tko razumije kako funkcionira komunikacija putem e-pošte.
Nemojte pretjerivati o tome
Ako ste ikada pročitali i ponovno pročitali važnu e-poruku prije nego što je pošaljete, ovaj odjeljak se odnosi na vas.
Naravno, prirodno je uzeti u obzir kome šaljete e-poštu i zašto. Ako se radi o prodajnoj e-poruci, najbolje je ostaviti pozitivan znak koji također potiče odgovor. Nešto poput "Radujem se daljnjem razgovoru s vama" ovdje je idealno. Ali, na primjer, ta fraza ne bi dobro funkcionirala u e-poruci sućuti.
Iako može biti zastrašujuće poslati važnu e-poruku, većina ljudi općenito pregledava svoje e-poruke i neće vas previše osuđivati nakon vašeg odjavljivanja.