E-pošta može biti teška stvar za upravljanje. U radnom okruženju, imperativ je da održavate organiziranu pristiglu poštu kako biste održali učinkovitost. Pretrpan pretinac pristigle pošte može predstavljati prilično veliku bol, pogotovo kada ste prisiljeni listati brdo starijih e-poruka koje vam više ne trebaju. Nekada su te starije e-poruke možda imale svrhu, ali su se od tada pretvorile u dodatne prepreke pri traženju određene e-pošte. Pristigla pošta ispunjena neželjenom poštom može vam zaista oduzeti sposobnost upravljanja bibliotekom e-pošte, a iako postoji mnogo načina da spriječite da se vaša e-pošta ne nađe na dodatnim popisima neželjene pošte – preporučujemo da svoju e-poštu pošaljete anonimno – ipak morate izbrisati stare neželjene poruke koje su se uopće našle u vašoj pristigloj pošti.
Kako biste izbjegli puno trošenja vremena, ne bih preporučio da pokušavate ručno izbrisati sve svoje starije e-poruke. Umjesto toga, zahvaljujući pomoći filtara, moći ćete se riješiti tih e-poruka mnogo brže. Izradom filtra možete izbrisati stare poruke na temelju određenog vremenskog okvira. Jedini problem koji vidim s korištenjem filtara je da se oni odnose samo na novoprimljene poruke. U budućnosti možete primijeniti filtre kako biste osigurali da se nagomilavanje ne dogodi po drugi put, ali što je s tim e-porukama koje sada pune vašu pristiglu poštu?
Automatsko brisanje starih e-poruka u Gmailu
Postoji nekoliko stvari u koje treba uroniti kada je u pitanju da se riješite onih starijih, više nepotrebnih e-poruka koje muče vašu pristiglu poštu na Gmailu. Proći ću više o tome kako postaviti vaše filtre, primijeniti ih za buduću upotrebu i kako se riješiti svih trenutnih starih e-poruka pomoću dodatka za Gmail, Email Studio.
Postavljanje vaših filtara
Prva stvar je prva, postavimo vaše Filtri .
Početi:
- Prijavite se na svoj Gmail račun s potrebnim vjerodajnicama.
- Pronađite ikonu zupčanika/zupčanika. Ovo je Postavke Gmaila izborniku i nalazi se u gornjem desnom kutu prozora. Kliknite na ovu ikonu, a zatim odaberite Postavke s padajućeg izbornika.
- Kliknite na karticu "Filtri", a zatim kliknite na Izradite novi filtar .
- U okvir za unos "Ima riječi" upišite sljedeće - stariji_od:x gdje je "x" vremenski okvir poruka koje želite izbrisati. Ovo će biti broj iza kojeg slijedi slovo. Slova koja slijede odnosit će se na vremenski okvir. Morat ćete koristiti "d" za dane, "w" za tjedne, a "m" za mjesece. Primjer bi bio stariji_od:3d ako ste htjeli izbrisati e-poštu starije od tri dana.
- Zatim kliknite na Napravite filtar s ovim pretraživanjem dugme.
- Klikom na njih ispunite okvire s natpisima "Izbriši" i "Također primijeni filter na".
- Konačno, kliknite Napravite filtar kako biste svjedočili svim svojim starijim e-porukama, na temelju datuma koji ste upravo postavili, premjestite se iz pristigle pošte u mapu za smeće.
Kada se poruke izbrišu u Gmailu, one ne nestaju odmah. Umjesto toga, možete ih pronaći u mapi Otpad. To znači da će se te e-poruke i dalje računati u vaš ukupni kapacitet podataka. Da biste ih u potpunosti riješili, možete pričekati da ih Gmail automatski izbriše nakon 30 dana ili ih sami izbrišite sada. Da biste izvršili potonje, kliknite na Otpad mapu, a zatim kliknite vezu Ispraznite smeće odmah .
Filtar za buduće brisanje (ponovna primjena)
Naslov ovog članka bavi se automatskim brisanjem. Nažalost, filtri se ne mogu aktivirati automatski. Morat ćete se vratiti i još jednom primijeniti filtar na trenutačnu pristiglu poštu.
Da biste ponovno primijenili filtar:
- Vratite se u svoje postavke klikom na ikonu zupčanika/zupčanika u gornjem desnom kutu prozora Gmaila i odabirom Postavke s padajućeg izbornika.
- Kliknite karticu "Filtri".
- Budući da ste prethodno već stvorili filtar, sada možete kliknuti Uredi , koji se nalazi pored tog filtera. Ako ste prethodno izradili više filtara, lako možete pronaći onaj koji želite jer će se prikazati kriteriji za svaki filtar.
- Klik Nastaviti u odjeljku koji se pojavljuje s vašim kriterijima pretraživanja. Bit će to zaslon sličan onom koji se pojavio kada ste postavili izvorni filtar.
- Još jednom stavite kvačicu na okvir pored "Također primijeni filtar na".
- Ovaj put, da biste aktivirali filtar, kliknite Ažurirajte filtar . Sve vaše starije e-poruke, postavljene na navedeni vremenski okvir, sada će biti prebačene na Otpad mapu.
Email Studio
Email Studio dolazi s izvrsnom značajkom koja će automatski izbrisati sve vaše starije e-poruke od određenog pošiljatelja ili one koje se nalaze u određenoj mapi. Ugrađena značajka automatskog čišćenja pomoći će da vaš Gmail poštanski sandučić bude daleko organiziraniji što će dovesti do učinkovitijeg radnog okruženja.
Uz Email Studio možete arhivirati i primijeniti "Označi kao pročitano" na sve poruke e-pošte koje su trenutno u pristigloj pošti koje su tamo više od tri mjeseca. Također vam omogućuje da trajno uklonite sve e-poruke s vašeg Otpad i Spam mape automatski nakon dva dana. Kao dodatni dodatni bonus, Auto-Purge uključuje značajku odjave e-pošte koja vam može pomoći da jednostavno uklonite svoju adresu e-pošte s bilo koje od tih dosadnih lista za slanje newslettera. Dodatak također ima još puno toga za što, ali smatram da oni koji su već spomenuti ističu upravo ono što nam treba za ovaj članak.
Osnovni paket je besplatan za korištenje, ali da biste izvukli maksimum iz proizvoda, nudi se premium verzija po godišnjoj cijeni od 29 USD. Nadogradnja će vam omogućiti stvaranje više skupova pravila čišćenja i uključuje planer e-pošte, prosljeđivač i automatski odgovor.
Postavite i omogućite automatsko čišćenje u Gmailu
Očito, prva stvar koju trebate učiniti je preuzeti i instalirati dodatak Email Studio. Nakon što to postignete, moći ćete vidjeti ikonu Email Studio isključenu na desnoj bočnoj traci kada otvorite bilo koju od svojih Gmail poruka e-pošte.
Za korištenje:
- Otvorite dodatak Email Studio i prijavite se koristeći svoj Gmail račun.
- Vidjet ćete popis opcija. Od tih opcija odaberite alat "Čišćenje e-pošte".
- Zatim kliknite na Dodajte novo pravilo kako biste postavili pravilo (nešto poput onoga što ste učinili s Filtri ).
- Postoje dva dijela postavljanja pravila - morat ćete navesti uvjet, a zatim radnju. Razmislite o "uzroku i posljedici". Radnja će se pokrenuti kada se ispuni navedeni uvjet.
- Da biste postavili uvjet, moći ćete koristiti napredne parametre pretraživanja unutar Gmaila kao što su novije_od ili ima: prilog ili veći od . Upotrijebite ih kako biste lakše pronašli točno podudaranje s Gmail porukama e-pošte koje želite Arhiva , poslati na Otpad , ili se premjestite u drugu mapu.
- Nakon što je pravilo stvoreno, kliknite na Uštedjeti dugme. Email Studio će sada raditi u pozadini, izvodeći provjeru rada svakih sat vremena izvodeći navedenu radnju kada e-pošta ispuni uvjete povezane s njom. Nećete morati ništa raditi ručno.