Aplikacije za upravljanje timom izvrsne su za držanje svih u timu na istoj stranici glede organizacije. Uz Asana, menadžeri mogu učinkovito distribuirati zadatke i dodati članove gostiju u timove za podršku kako bi osigurali dodatnu radnu snagu za svoje važne projekte.
Bez obzira vodite li tim ili ste samo član, reći ćemo vam sve o savladavanju upravljanja projektima i kako dodati goste u svoju organizaciju ili tim u Asani. Čitajte dalje da biste saznali više.
Kako dodati goste u Asani
Asana omogućuje tvrtkama da dodaju nove članove, čak i ako nemaju domenu e-pošte. Ova je značajka zgodna za dodavanje novih suradnika određenim zadacima ili dodavanje kupaca koji će pratiti vaš napredak. Status gosta omogućuje svakome bez e-pošte s domenom organizacije da postane gost organizacije.
Administratori organizacija u Asani su osobe koje su ovlaštene pozivati i dodavati goste. Oni mogu odlučiti tko može dodati nove članove odabirom mogu li samo administratori, članovi organizacije ili svi pozvati nove ljude u tim.
Evo kako pozvati goste s Admin Console:
- Otvorite Asanu i kliknite na gumb "Članovi" u gornjem desnom kutu.
- Dodirnite gumb "Pozovi članove".
- Upišite adresu e-pošte osobe koju želite pozvati.
- S padajućeg izbornika odaberite projekt kojem ih želite dodijeliti.
- Potvrdite klikom na "Pošalji".
Evo koraka za pozivanje nekoga da se pridruži projektu:
- Otvorite Asanu i projekt u koji želite pozvati nove goste.
- Kliknite na ikonu "Članovi" i otvorit će se prozor "Podijeli projekt".
- Možete pozvati nove članove tima ili goste upisivanjem njihovog imena ili adrese e-pošte.
Kako pozvati ljude u svoju organizaciju
Najlakši način da pozovete nove članove ili goste u svoje projekte je da im pošaljete vezu za pozivnicu za dijeljenje. Korisnici Asane mogu dijeliti ove veze na mnogim kanalima kao što su Slack, Microsoft Teams, e-pošta ili čak putem tekstualne poruke. Veze koje se mogu dijeliti izvrsne su za pozivanje novih članova, a e-pošta je najbolja za goste.
Ako nekoga želite pozvati na projekt, evo što trebate učiniti:
- Otvorite Asanu.
- Na lijevoj bočnoj traci pronađite projekt koji želite podijeliti.
- Kliknite na gumb "Podijeli" koji se nalazi u gornjem desnom kutu.
- Odaberite želite li nekoga pozvati putem e-pošte ili veze za dijeljenje.
- Kopirajte vezu za dijeljenje projekta.
Želite li nekoga pozvati u tim, evo kako to možete učiniti:
- Otvorite Asanu.
- Kliknite na ime svog tima.
- Dodirnite gumb "Pozovi".
- U skočnom prozoru odlučite želite li pozvati članove putem e-pošte ili veze.
Dodatna često postavljana pitanja
Možete li projekte i zadatke držati privatnima u Asani?
Da, imate potpunu kontrolu nad svim svojim projektima u Asani i možete odlučiti o njihovom statusu. Kontrole dopuštenja omogućuju vam da pazite na svaku informaciju i njezinu vidljivost članovima Organizacije. Svaki pojedinac može odrediti želi li nešto podijeliti samo sa svojim timom i suradnicima ili sa svima ostalima u Organizaciji.
Ako su zadaci dio privatnog projekta, njihova vidljivost je ograničena samo na suradnike koji rade izravno na projektu i njegovim zadacima. Svaki suradnik može vidjeti svoj zadatak ili podzadatke, ali ne može pristupiti zadacima drugih ljudi, čak i ako su u istoj organizaciji.
Ponekad, kada želite da određene informacije ostanu među nekoliko članova tima, ove projekte možete označiti kao privatne ili čak samo za komentare. Nakon što postavite svoje zadatke kao javne, oni postaju dostupni svima iz vaše organizacije ili tima.
Kada odlučite promijeniti privatnost svog projekta, trebate učiniti sljedeće:
• Kliknite na “+” u gornjem desnom kutu.
• Tamo ćete vidjeti sve članove i goste u svom timu, a na vrhu ćete vidjeti "Učini privatnim".
• Nakon što kliknete na “Učini privatnim”, vaš projekt postaje dostupan samo članovima tima.
Alternativno, ako želite promijeniti status zadatka u privatni, evo što trebate učiniti:
• Otvorite zadatak u Asani.
• Kliknite na “Učini privatnim” u gornjem desnom kutu.
• Na ovaj način, zadatak je privatan da ga vidite samo vi i drugi suradnici.
• Uklonite sve suradnike na dnu stranice ako želite da ovaj zadatak bude privatan.
Možete li dodati i članove i goste u isti projekt?
Doista, istom projektu možete dodati i članove i goste. Nakon što budu u istom timu, moći će vidjeti imena jedni drugih i više komunicirati. Ako se dva gosta trenutno međusobno vide kao "privatni korisnik", to znači da ne rade na istom projektu ili nisu u istom timu. Nakon što su dodijeljeni istom projektu, njihova imena postaju vidljiva.
Članovima je dopušteno pozivati goste u organizaciju, ali administratori su ti koji donose konačne odluke. Naravno, član može dodati goste samo projektima na kojima radi, a administrator ih može dodati svim aktivnim projektima, kao i skrivenim.
Možete li imati više dodijeljenih osoba u Asani?
Trenutačno nije moguće imati više dodijeljenih osoba u Asani. Samo jedna osoba može biti dodijeljena jednom zadatku jer je odgovorna za njegov završetak.
Jedan od načina za dijeljenje zadatka među različitim ljudima je dodavanje jednog ili više podzadataka, gdje možete jednostavno uključiti više suradnika. Drugi način je korištenje opcije "Dodijeli kopije" i da više ljudi radi na kopijama istog zadatka.
Integrira li se Asana s timovima?
Asana i Microsoft Teams zajedno su stvorili uspješan alat za upravljanje timom. Koristeći Asana za Microsoft Teams, timovi mogu učinkovitije surađivati. Unutar ove integracije možete koristiti Teams za razgovor sa suradnicima i Asanu za distribuciju zadataka.
Evo što vam integracija omogućuje:
• Pratite Asane zadatke, projekte i ažuriranja unutar timova.
• Koristite Teams za pretraživanje projekata u Asani.
• Izradite prilagođene obavijesti koje rade na obje platforme.
• Prilagodite sve svoje postavke obavijesti.
• Koristite sve datoteke Microsoft Officea i priložite ih projektima i zadacima Asane.
• Koristite OneDrive za pohranu svih važnih podataka za Asana zadatke i projekte.
Što gosti mogu raditi u Asani?
Gosti ne mogu imati istu razinu pristupa kao članovi organizacije. Nadalje, moći će vidjeti samo informacije ili datoteke koje su posebno podijeljene s njima ili unutar grupe u kojoj se nalaze. Gosti mogu vidjeti zadatke, projekte i javne projekte koji su podijeljeni s njima, ali nemaju dopuštenje za uređivanje ih.
Dostupne su plaćene značajke, ali kada je u pitanju stvaranje, uređivanje ili čak brisanje prilagođenih polja, to će biti nemoguće ako ste gost u Asani.
Evo kakav pristup imaju gosti:
• Gosti ne mogu postati članovi grupe
• Gosti ne mogu postati članovi grupe bez promjene adrese e-pošte
• Gosti ne mogu pregledavati druge timove ili pristupiti različitim grupama unutar organizacije
Što znači biti gost u organizaciji?
Gosti su korisnici koji nemaju službeni email račun tvrtke. Dobivaju poziv da pomognu timu s jednim ili više projekata. Sa statusom gosta možete komunicirati s klijentima, kupcima ili bilo kim drugim tko radi na projektu. Međutim, unutar Organizacije možete vidjeti samo ono što su drugi podijelili s vama.
U Asani, gosti mogu dodavati ili uređivati vrijednosti unutar projekta ili zadatka, ali ih ne mogu izbrisati ili stvoriti nove. Osim toga, imaju pristup svim premium značajkama koje im dopuštate da koriste, osim upravljanja prilagođenim poljima.
Mogu li se gosti vidjeti?
Gosti se mogu vidjeti samo ako zajedno rade na barem jednom projektu. Inače će druge vidjeti kao "privatne korisnike". Na ovaj način organizacija osigurava da ne mogu vidjeti svoja imena osim ako ne rade na nečemu zajedno.
Koja je razlika između gosta i člana s ograničenim pristupom?
Gosti i članovi s ograničenim pristupom (LAM) nalaze se na dnu korporativne ljestvice. U biti, LAM-ovi su već dio organizacije, dok su Gosti privremeni članovi tima. Naravno, ako gost pokaže talent i zadovoljavajuće rezultate, može postati LAM ili čak član.
Dok gosti ne dijele domenu tvrtke i ne računaju se u planu Asana, LAM-ovi imaju adresu e-pošte tvrtke i broj mjesta u tvrtki. Status gosta postoji samo unutar organizacija i LAM-ova koji su dio organizacija i radnih prostora u Asani.
Uvijek ostanite na putu
Rukovanje timovima nije lak zadatak, ali alati poput Asane mogu vam pomoći u upravljanju radnim opterećenjem i stvaranju funkcionalnih timova koji isporučuju na vrijeme. Opremljen posebnim alatom koji administratorima omogućuje dodavanje članova, gostiju i izmjenu članova tima u nekoliko klikova, nezamjenjiv je alat za svaku profesionalnu tvrtku.
Nadamo se da smo vam pomogli da shvatite kako Asana funkcionira i kako je najbolje iskoristiti. Osim toga, sada znate kako dodati goste svom timu i upravljati vidljivošću svih svojih projekata.
Volite li koristiti Asanu? Jeste li ga koristili s Microsoftovim timovima?
Recite nam više o tome u odjeljku za komentare u nastavku.